Voorbereiding, opzet en verloop bijeenkomsten
Informatie- en debatbijeenkomsten hebben altijd een vaste voorbereiding, opzet en verloop. De bijeenkomsten worden altijd geleid door een door de raad benoemde voorzitter, met ondersteuning van een raadsadviseur in de rol van secretaris.
Voorzitterschap
Informatie- en debatbijeenkomsten worden voorgezeten door één van de door de raad benoemde voorzitters. De griffie deelt de voorzitters in. Als bij verhindering van alle voorzitters ook geen raadslid, niet zijnde een voorzitter, het voorzitterschap op zich neemt, zal de bijeenkomst niet doorgaan. De Gemeentewet bepaalt namelijk dat een voorzitter van een dergelijke bijeenkomst altijd een raadslid moet zijn.
Ondersteuning en voorbereiding
Er is altijd een raadsadviseur aanwezig ter ondersteuning van de voorzitter in de rol van secretaris. De griffie bereidt de bijeenkomst voor in samenwerking met de ambtelijke organisatie. Voor elke bijeenkomst wordt een briefing opgesteld waarin de aanleiding, het doel en de vergaderopzet worden toegelicht. Deze briefings en de presentaties worden gepubliceerd op Notubiz.
De bijeenkomsten zijn standaard openbaar en worden opgenomen en uitgezonden via Notubiz. Uitzonderingen zijn bijeenkomsten die niet uitgezonden kunnen worden, zoals werkbezoeken of bijeenkomsten die vanwege de aard van het onderwerp besloten zijn (zie het hoofdstuk Geheimhouding).
Deelname van fracties
Elke fractie kan met één of meerdere raadsleden of burgerraadsleden aanwezig zijn bij de informatie- en debatbijeenkomsten. Per fractie kan echter maar één woordvoerder spreken tijdens de bijeenkomst. Bij informatiebijeenkomsten kan de voorzitter soms hiervan een uitzondering maken; bij debatten geldt dit nooit.
Verloop van de bijeenkomst
De voorzitter opent de bijeenkomst met een korte introductie over de aanleiding, het doel, de vergaderopzet en eventuele bijzonderheden. Aan het eind worden toezeggingen herhaald en wordt gevraagd welke opvolging nodig is.
Bij een informatiebijeenkomst kan dit bijvoorbeeld een vervolg in de vorm van een debat zijn. Als het onderwerp een raadsvoorstel betreft, vraagt de voorzitter aan het einde van de bijeenkomst hoe het voorstel behandeld moet worden in de raadsvergadering. Fracties kunnen dan aangeven of zij moties of amendementen willen indienen (B-stuk), of dat het voorstel nogmaals uitvoerig besproken moet worden als C-stuk. Als hiervan geen sprake is, wordt het raadsvoorstel als hamerstuk geagendeerd.