Griffie

De griffier is de eerste adviseur van de raad en leidinggevende van de griffie. De griffier adviseert en ondersteunt de raad over de positionering, organisatie en werkwijze van de raad. Tijdens de raadsvergadering ondersteunt de griffier de burgemeester in zijn taak als voorzitter van deze vergadering.

De griffier is aanwezig bij raadsvergaderingen, stroomlijnt het verloop en ondertekent officiële stukken. De griffier is hoofdverantwoordelijk voor de ondersteuning van de raad en commissies, zowel praktisch als strategisch. Een sterke raad en griffie zijn nauw verbonden en werken constructief samen. De griffier vertegenwoordigt de raad daarnaast in interne en externe overleggen met gemeente, provincie, Rijk en andere instanties.

De griffie ondersteunt individuele raads- en burgerraadsleden en fracties bij hun werkzaamheden door advies te geven over raadsinstrumenten zoals moties, amendementen, vragen en initiatiefvoorstellen. Ze helpt bij de inhoud van de stukken en beoordeelt of correcte besluitvorming mogelijk is. Daarnaast adviseert de griffie over het juiste moment, de meest geschikte manier en het juiste instrument om de doelen van een fractie of raadslid te bereiken.

Naast individuele ondersteuning biedt de griffie ook ondersteuning aan de gehele raad en zijn organen. Voor het presidium verzorgt de griffie bijvoorbeeld de agenda en vergaderstukken en geeft advies over organisatorische, logistieke, communicatieve, bedrijfsmatige en praktische zaken van de raad. Voor de agendacommissie beoordeelt de griffie bijvoorbeeld de aangeboden stukken, stelt een manier van behandeling voor en stimuleert een goede lange termijn agenda en jaarplanning om de vergaderingen effectief te laten verlopen.

De griffie bereidt daarnaast de vergaderingen van de raad, werkbezoeken en overige bijeenkomsten van de raad voor. Tijdens deze bijeenkomsten ondersteunt de griffier van dienst de voorzitter en fungeert hij als secretaris.

De griffie adviseert raadsleden over hun rol in regionale samenwerking en verbonden partijen, zodat zij optimaal kunnen deelnemen aan besluitvormingsprocessen. Ze ondersteunt raadsleden bij regionale overleggen en neemt zelf deel aan regionale en landelijke bijeenkomsten om de belangen van de gemeenteraad te behartigen.

De griffie ondersteunt de raad en raadsleden bij het gesprek over het vormgeven van een vitale bestuurscultuur en morele vraagstukken, fungeert als klankbord en organiseert trainingen over integriteit. Bij vermoeden van integriteitsschendingen volgt de griffie het vastgestelde protocol en bij bedreiging of intimidatie van raadsleden werkt zij volgens het protocol Veilige Publieke Taak, samen met de coördinatoren, om een veilige en integere werkomgeving te waarborgen.

De griffie speelt een belangrijke rol in het vergroten van de kennis van inwoners over de gemeenteraad, onder andere door samenwerking met scholen en maatschappelijke partners in een langjarig programma (zoals het traject Levendige Democratie). Daarnaast bevordert de griffie het contact met bedrijven en instellingen.

Onderdeel van deze educatie is dat er jaarlijks veel scholen op bezoek komen onder leiding van ProDemos en dat de cursus “De Tilburgse democratie” wordt georganiseerd voor Tilburgers die meer willen leren over lokale politiek.

Voor de gemeenteraadsverkiezingen draagt de griffie bij aan een groot aantal activiteiten. Dit omvat een brede informerende campagne voor alle stemgerechtigden, de organisatie van een verkiezingsavond en het opstellen van informatiedocumenten voor de nieuwe raad en onderhandelaars. Daarnaast maakt de griffie het startprogramma en het raadshandboek om het vertrek van de oude raad soepel te laten verlopen en nieuwe raadsleden en burgerraadsleden goed te ondersteunen.

De griffie verzorgt de communicatie over het werk van de gemeenteraad en vormt een brug tussen inwoners en de raad, onder meer door deel te nemen aan of het organiseren van activiteiten die het werk van de raad onder de aandacht brengen.

De griffier is in dienst van de gemeenteraad, die verantwoordelijk is voor zijn middelen en positie binnen de lokale driehoek. De werkgeverscommissie, bestaande uit raadsleden, houdt toezicht op het functioneren van de griffier en wordt daarbij ondersteund door de afdeling Personeelszaken. Zie voor meer informatie hierover de kop Werkgeverscommissie onder het hoofdstuk Organisatie van de raad.