Geheimhouding

Geheimhouding binnen de gemeente is juridisch verankerd in de Gemeentewet, met name in de artikelen 87 tot en met 89. Deze bepalingen vormen de basis voor het opleggen, delen en opheffen van geheimhouding op gemeentelijke informatie. Daarnaast zijn de belangen waarvoor geheimhouding mag worden toegepast nader uitgewerkt in artikel 5.1 van de Wet open overheid. Verder staan in het Reglement van Orde Gemeenteraad Tilburg ook een aantal artikelen die betrekking hebben op geheimhouding en beslotenheid van vergaderingen.

Hoewel openbaarheid het uitgangspunt is en gemeentelijke informatie in principe toegankelijk is voor iedereen, kan geheimhouding noodzakelijk zijn om uiteenlopende redenen. Het kan gaan om de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van inwoners of medewerkers, de veiligheid van personen of de openbare orde, of het bewaken van economische en financiële belangen van de gemeente, bijvoorbeeld bij aanbestedingen of onderhandelingen. Ook bedrijfsgeheimen en concurrentiegevoelige informatie kunnen aanleiding zijn voor geheimhouding. Daarnaast kan geheimhouding nodig zijn om het goed functioneren van de gemeente te waarborgen of om het algemeen belang te beschermen wanneer openbaarmaking de positie van de gemeente of haar inwoners kan schaden.

De bevoegdheid om geheimhouding op te leggen ligt bij de gemeenteraad, het college, de burgemeester en gemeentelijke commissies. Geheimhouding kan betrekking hebben op zowel schriftelijke als mondelinge informatie. Bij schriftelijke stukken moet geheimhouding expliciet worden vastgesteld. In de meeste gevallen wordt geheimhouding door het college opgelegd, aangezien zij ook de meeste besluitvorming voorbereiden. Hierbij gaat het vaak om één of meerdere geheime bijlagen bij een raadsvoorstel. Ook kan het zijn dat een raadsvoorstel in zijn geheel geheim is verklaard. Deze geheime stukken worden in het kantoor van de griffie ter inzage gelegd. (Burger)raadsleden kunnen de stukken daar inzien. Op alle schriftelijke stukken waarop geheimhouding geldt, moet dit expliciet worden gemarkeerd.

Geheime informatie kan ook mondeling worden gedeeld. Hiervan is sprake wanneer de raad in beslotenheid vergadert. Dit kan zowel zijn in de raadsvergadering als in informatie- en debatbijeenkomsten. Vanuit de wet is bepaald dat wanneer er sprake is van een besloten vergadering, de gedeelde informatie automatisch geheim wordt verklaard, tenzij de raad of een commissie anders beslist.

Om over te gaan tot vergaderen in beslotenheid moet hier eerst over worden besloten. Tijdens de raadsvergadering stemmen aanwezige raadsleden hierover; tijdens informatie- of debatbijeenkomsten stemt per aanwezige fractie één woordvoerder. Wanneer besloten is tot verder vergaderen in beslotenheid, is het niet meer mogelijk voor niet-aanwezigen om de vergadering te betreden. Het verlaten van de vergadering is wel toegestaan, maar het is daarna niet mogelijk om opnieuw deel te nemen. Tijdens een besloten vergadering kan een leespauze worden ingelast om geheime informatie in te zien. Het is niet toegestaan audio-opnames te maken van besloten vergaderingen of foto- en video-opnames van getoonde informatie.

Een belangrijk uitgangspunt bij geheimhouding is gelijke informatiepositie. Geheime informatie die aan een commissie (hieronder vallen ook de informatie- en debatbijeenkomsten) wordt verstrekt waarin raadsleden zitten, moet altijd beschikbaar zijn voor de gehele raad. Het is niet toegestaan dat enkel één of enkele raadsleden over geheime informatie worden geïnformeerd door het college of de burgemeester.

Reguliere vergaderingen worden uitgezonden via Notubiz. De gelijke informatiepositie is daarmee geborgd. Besloten vergaderingen worden nooit uitgezonden. Om de gelijke informatiepositie te borgen, wordt er een verslag van de bijeenkomst opgemaakt door een notulist. Dit verslag komt onder geheimhouding ter inzage te liggen bij de griffie.

Op grond van het Reglement van Orde hebben burgerraadsleden ook toegang tot alle geheime informatie en besloten vergaderingen.

Het is toegestaan om binnen de fractie te spreken met fractiegenoten die ook al kennis hebben genomen van bepaalde geheime informatie, maar niet met fractiegenoten die dit niet hebben. Van fractiegenoten die kennis hebben genomen, is dit genoteerd. In alle gevallen is het niet toegestaan om geheime informatie buiten de fractie te delen. Ook het delen van geheime informatie met fractieondersteuners is niet toegestaan.

Geheimhouding geldt totdat deze wordt opgeheven. Het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, kan deze ook weer intrekken. Is de geheime informatie eenmaal aan de raad verstrekt, dan ligt de bevoegdheid tot opheffing uitsluitend bij de raad. De raad speelt daarom een belangrijke rol bij het opheffen van geheimhouding. Vanuit de controlerende rol is het aan te raden om na te gaan of geheimhouding niet onnodig (lang) wordt opgelegd.

De gemeenteraad van Tilburg heeft een geheimhoudingsregister. In dit register staat een overzicht van alle stukken die bij de gemeenteraad berusten en waarop geheimhouding volgens de Gemeentewet geldt of heeft gegolden. In het register vind je onder andere:

• Verslagen van besloten raads- en commissievergaderingen waarop van rechtswege geheimhouding geldt; 
• Stukken waarop de raad of een raadscommissie zelf geheimhouding heeft gelegd; 
• Stukken waarop het college of de burgemeester geheimhouding heeft gelegd en die aan de raad of een raadscommissie zijn verstrekt. 

Stukken waarop het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd, maar die (nog) niet aan de raad zijn verstrekt, staan niet in het register. Het register is openbaar en te vinden op Notubiz.

Het register biedt niet alleen transparantie naar de inwoners, maar kan ook een hulpmiddel zijn voor de raad om zijn controlerende rol uit te voeren.

Het schenden van geheimhouding is strafbaar op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Daarnaast kan de gemeenteraad besluiten dat een raadslid dat de geheimhouding heeft geschonden, gedurende maximaal drie maanden geen toegang krijgt tot geheime informatie. Dit staat los van een eventuele strafrechtelijke vervolging.

In de praktijk wordt het begrip geheim regelmatig verward met vertrouwelijk. Als (burger)raadslid kan van jou worden gevraagd vertrouwelijk met bepaalde gemeentelijke informatie om te gaan. Dit gaat om informatie waarop formeel geheimhouding geldt volgens de in dit hoofdstuk genoemde regels. Soms wordt echter de term “vertrouwelijk” gebruikt terwijl formele geheimhouding niet van toepassing is.

De regels in het geval van schending van de geheimhoudingsplicht zijn dan niet van toepassing. Wel word je nog steeds verwacht prudent met deze informatie om te gaan en deze niet te verspreiden. Dit volgt uit de Algemene wet bestuursrecht, waarin is bepaald dat gegevens waarvan je het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden dat ze vertrouwelijk zijn, geheim moeten blijven. Het volgt ook uit de gedragscode (zie hiervoor het hoofdstuk Integriteit). De griffie ziet erop toe dat de regels over geheimhouding correct worden toegepast en adviseert zo nodig.