Praktische informatie

Adres: Stadhuisplein 130, 5038 TC Tilburg
Algemeen gemeentelijk telefoonnummer: +31 14-013

Openingstijden
Maandag	07:00 - 00:00
Dinsdag	07:00 - 00:00
Woensdag	07:00 - 23:00
Donderdag	07:00 - 23:00
Vrijdag	07:00 - 22:00

Neem contact op met de griffie als je gebruik wilt maken van het stadhuis buiten openingstijden via raadsgriffie@tilburg.nl

Onder het stadhuis is de fietsenstalling voor het personeel van de gemeente Tilburg, hier kan je je fietsstallen met je toegangspas. Ingang van de fietsenstalling zit bij de ingang van de stadhuisstraat. De openingstijden zijn hetzelfde als van het stadhuis.  

(Burger)raadsleden kunnen een voordelig flex-abonnement aanvragen voor Parkeergarage Koningsplein. Zie het kopje Reis- en parkeerkosten in het hoofdstuk Rechtspositie van het (burger)raadslid. 

De leeskamer bevindt zich achter het beveiligde gedeelte in het stadhuis. Om bij de leeskamer te komen heb je dus je toegangspas nodig. Als je deze vergeten bent vraag je bij de ontvangstbalie om een dagpas die je bij vertrek weer inlevert. Voor het werkcafé is geen toegangspas nodig. Voor het vergadercentrum op de begane grond heb je ook geen toegangspas nodig. Gasten moeten van tevoren worden aangemeld worden via raadsgriffie@tilburg.nl

(Burger)raadsleden kunnen gasten ontvangen in:

• het werkcafé 
• een vergaderruimte (voor grotere groepen – via de griffie te reserveren)

Koffie en thee zijn gratis. Gasten die meegaan naar het niet-publieke en het vergadercentrum op de begane grond moeten worden aangemeld via de griffie. 

 raadsgriffie@tilburg.nl 

Raadsleden maken gebruik van de volgende ruimtes in het Stadhuis:

• Raadszaal, hoofdvergaderzaal van de gemeenteraad, 1^e verdieping
• Commissiekamer, tweede vergaderzaal van de gemeenteraad,1^ste verdieping
• Leeskamer, kantoorruimte speciaal voor raadsleden, 2^de verdieping
• Griffiekamer, kantoor van de raadsgriffie, 2^de verdieping
• Werkcafé, kantine annex openbare werk- en ontmoetingsruimte, begane grond
• Fier in Top, representatieve ruimte 9^de verdieping, let op speciale ontvangsten en bijeenkomsten gaan altijd voor, altijd eerst reserveren
• Fractiekamers: vaste vergaderruimten gereserveerd voor fracties tijdens fractie overleggen, begane grond, 1^ste en 2^de verdieping

Op maandag  exclusief gereserveerd voor raadsleden:

• 2D, vergaderruimte op vleugel van kantoor griffie en leeskamer raad,2^de verdieping. Voor gebruik van 2D eerst contact opnemen met de raadsgriffie. 
• Overloop, werkplekken op vleugel van kantoor griffie, 2^de verdieping

Lockers zijn beschikbaar op de begane grond en 2e t/m 8e verdieping. Ze zijn bedoeld voor kort gebruik; na 48 uur blokkeren ze automatisch. Bij blokkade: Servicepunt inschakelen, en dan zal een huismeester het kluisje open maken. 

Aanvragen ruimtes kan via: 

 raadsgriffie@tilburg.nl 

De leeskamer op de 2e verdieping is toegankelijk met de toegangspas. Deze ruimte bevat:

• 4 werkplekken
• een lees-/werktafel
• postvakjes per fractie (op de kopse kant van werkplekken)

De leeskamer is niet te reserveren.

Alle vergaderruimtes zijn ingericht voor hybride vergaderen via Microsoft Teams. Hiervoor is via Topdesk een handleiding beschikbaar. 

 Hybride vergaderen - Servicepunt 

De leeskamer en het kantoor van de griffie bevindt zich in het niet-publieke gedeelte van het stadhuis. Om bij de leeskamer en het kantoor van de griffie te komen heb je dus je toegangspas nodig. Als je deze vergeten bent vraag je bij de ontvangstbalie om een dagpas die je bij vertrek weer inlevert. Voor toegang tot het werkcafé, het vergadercentrum op de begane grond, de commissiezaal en raadszaal is geen toegangspas nodig. Gasten die worden meegenomen naar het niet-publieke gedeelte van het stadhuis moeten van tevoren worden aangemeld bij de Raadsgriffie: zie ontvangst gasten. 

Spreekpas en scherm

Elke raadsvergadering heeft iedere raadslid een vaste werkplek (desk) met:

• digitaal scherm
• microfoon
• activatie via persoonlijke spreekpas (ander pasje dan de toegangspas!)

Bij van een vergeten pas kan de griffie op hoge uitzondering een tijdelijke pas verstrekken.

Digitaal scherm op de toegewezen plaats

Op je desk vind je een digitaal scherm met een microfoon. Op het scherm vind je de volgende items:

* Agenda: de agenda van de vergadering

* Afgevaardigden: de raadsleden die deelnemen aan de vergadering

* Discussie: raadsleden die aangeven spreektijd te willen

* Stemming: stemknoppen voor, onthouden en tegen; te gebruiken bij stemmen tijdens een besluitvormende raadsvergadering

Microfoongebruik

• Microfoon rood = aan
• Microfoon groen = in de wacht

Spreken mag alleen na het woord gekregen te hebben van de voorzitter.

Spreekregels per type bijeenkomst

• Raadsvergadering: spreken via katheders; ordevoorstellen via eigen desk
• Debatbijeenkomst: spreken via katheders
• Informatiebijeenkomst: vragen stellen via eigen desk

Notubiz is het bestuurlijk- en raadsinformatie systeem. Het is een integraal portaal, waarin onder andere de volgende informatie wordt aangeboden: een overzicht van alle vergaderingen van de gemeenteraad, een overzicht van bijeenkomsten waarvoor de raad is uitgenodigd, alle vergaderstukken, besluitenlijsten van de gemeenteraad en zijn organen en college, documenten van raadsinstrumenten zoals schriftelijke vragen etc. Ook zijn via Notubiz de vergaderingen live te volgen en later terug te kijken.

Alle (burger)raadsleden krijgen hiervoor een account waarmee je alleen documenten kunt inzien.  

Klik hieronder voor een handleiding:

NotuBiz Kennisbank voor eindgebruikers

Met attenderingen binnen het berichtencentrum kun je automatisch op de hoogte blijven van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie. Je stelt hiervoor één of meerdere attenderingsprofielen in op basis van uw eigen informatiebehoefte.

Handleiding 'Attenderingen instellen'

Ieder (burger)raadslid kan inloggen op Youforce met zijn of haar Tilburg account. Dit kan zowel online als op de app. Je kunt hier ook je loonstrookjes terugvinden. 

Inloggen Youforce

De vergaderplanning van de gemeenteraad wordt jaarlijks vóór november het jaar voorafgaand door het presidium vastgesteld. Alle vergaderdagen staan hierin opgenomen. De te behandelen onderwerpen op de vergaderdagen wordt in de regel 1 tot 2 weken voorafgaand aan de maandelijkse vergadercyclus besloten door de agendacommissie. Op Notubiz vind je de actuele vergaderplanning.

Notubiz

De gemeente(raad) werkt digitaal. Alle informatie wordt, enkele uitzonderingen nagelaten, enkel digitaal aangeboden. Wel is het mogelijk om zelf te printen. Inscannen van documenten is ook mogelijk. Op de 2^de tot en met de 8^e verdieping zijn printers aanwezig. 

Werkwijze:

1. Je logt in via printen.tilburg.nl met je Tilburg account

2. Upload je je document op de portal 

3. Je logt bij de printer in met je Tilburg account of je scant je toegangspas. De documenten staan dan klaar op de printer o geprint te worden. 

printen.tilburg.nl 

Op de 2^de tot en met de 8^e verdieping zijn in de kast naast de printers kantoorartikelen zoals pennen en notitieboekjes aanwezig. 

Ieder (burger)raadslid krijgt voor de duur van de uitoefening van zijn functie, informatievoorzieningen (in de vorm van een laptop) in bruikleen ter beschikking, met de daarbij behorende abonnementen. Wanneer er technische problemen zijn kan je een afspraak maken met ICT via Topdesk.

tilburg.topdesk.nl

Er is een Whatsappgroep met alle raads- en burgerraadsleden en de medewerkers van de griffie. Deze wordt gebruikt om laagdrempelig en snel informatie te delen. Reguliere communicatie verloopt altijd via e-mail. Vragen die relevant zijn voor de hele raad mogen via deze groep worden gesteld.

Daarnaast zijn er Whatsappgroepen voor:

• voorzitters van informatie- en debatbijeenkomsten
• leden van het presidium

Deze groepen zijn eveneens bedoeld voor snelle, laagdrempelige communicatie; officiële communicatie verloopt via e-mail.